SIDAK (Sistem Informasi Dokumentasi dan Kearsipan)

FITUR – FITUR : MANAJEMEN ARSIP SURAT MASUK, SURAT KELUAR, NASKAH LAIN, DAN DATA DIGITAL: Fitur standart dari sebuah sistem yang membantu pengelolaan data yang meliputi: Penampilan data (view), Penambahan (insert), Perubahan (update), Penghapusan (delete), dan Pencarian (Search). MANAJEMEN PROSES DISPOSISI SURAT MASUK: Membantu proses surat masuk yang perlu di disposisikan pimpinan kepada wakil dan staff-staffnya. Setiap pengguna (user) yang diberi hak akses ini bisa menerima disposisi surat dan catatannya yang diberikan pimpinan. Teknisnya akan seperti layanan e-mail, setiap surat yang yang ditujukan kepada pengguna akan tampil di halaman kotak surat pengguna tersebut yang berisi data-data informasi dari surat aslinya berikut gambar hasil scanner. Apabila pengguna tersebut diberi hak akses untuk mendisposisikan surat, maka surat yang tampil di kotak surat tersebut bisa didisposisikan kepada pengguna lainnya. Fitur ini sangat membantu proses kelola persuratan menjadi lebih cepat dan memungkinkan apabila pimpinan dan wakil-wakilnya tidak berada ditempat, proses persuratan bisa dapat berlangsung melaui mengakses sistem ini secara online. MANAJEMEN PEMBERKASAN ARSIP DAN RETENSI ARSIP: Merupakan fitur Document Management System (DMS) untuk membantu pemberkasan setiap arsip. Setiap arsip bisa dimasukan dalam berkas tertentu yang mana tiap berkas menyimpan beberapa informasi seperti lokasi penyimpanan dan jadwal retensi arsip. Setiap arsip yang sudah diberkaskan akan melewati masa aktif, kemudian masa inaktif hingga masa eksekusi status akhir, apakah permanen atau musnah. MANAJEMEN PEMINJAMAN ARSIP HINGGA PROSES PENGEMBALIANNYA: Fitur yang dapat membantu pencatatan peminjaman arsip hingga proses pengembaliannya. Sistem akan mencatat nama peminjam dan tanggal peminjamannya sehingga administrator bisa memantau arsip-arsip yang sedang dipinjam. CETAK LAPORAN (FORMAT PDF): Untuk keperluan mencetak laporan berdasarkan data-data arsip yang disimpan oleh sistem. Sistem menyediakan 7 jenis laporan diantaranya : – Laporan arsip surat masuk yang bisa disesuaikan bulan dan tahunnya. – Laporan arsip surat keluar yang bisa disesuaikan bulan dan tahunnya. – Laporan arsip naskah lainnya yang bisa disesuaikan bulan dan tahunnya. – Laporan arsip dokumen digital yang bisa disesuaikan bulan dan tahunnya. – Laporan daftar berkas berdasarkan statusnya, apakah aktif atau inaktif. – Laporan arsip-arsip yang sedang dipinjam. – Laporan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Reference

KANTOR ARSIP SEMUA BAGIAN / SUB BAGIAN PEMERINTAH PUSAT SEMUA BAGIAN / SUB BAGIAN PEMERINTAH DAERAH